Rapport sur l’évaluation de la conformité Cactus Holdings Ltd. (Les Aliments M&M – Succursale no 427)

5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie qui servent à confirmer que la contribution est transmise aux consommateurs

Remarques :

• Le bénéficiaire expédie les produits admissibles de son entrepôt à Yellowknife, dans les Territoires du Nord-Ouest, vers les collectivités des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut (veuillez consulter l'Annexe A pour obtenir une liste des collectivités admissibles). La majorité des livraisons contiennent de la viande, des fruits et des légumes, ainsi que quelques repas préparés (« aliments combinés »), comme les lasagnes préparées. La plupart des produits expédiés sont admissibles à la contribution de niveau 1, mais on compte aussi des produits de niveau 2, et même quelques produits non admissibles. À la suite d'une étude auprès des représentants du bénéficiaire, nous pouvons affirmer qu'aucun client n'est une entité apparentée.
• Les commandes sont passées par des particuliers – mais des commandes « de groupe » sont parfois reçues (par exemple, pour les programmes écoliers, ou pour les cours communautaires de cuisine). D'habitude, les commandes arrivent par courriel (et à de rares occasions par télécopieur ou au téléphone). On prépare les commandes avec des produits du magasin (il est possible d'obtenir de la marchandise supplémentaire, si nécessaire). Ainsi, les livraisons partent vers les diverses collectivités, de façon continue.
• Les frais de transport sont fixés selon le nombre de kilogrammes expédiés. On attribue à chaque collectivité un tarif-marchandise fixé à l'avance (que le client paie), et ce tarif est inscrit sur le formulaire de commande. Les tarifs sont revus environ tous les six mois (de façon générale, ils ont augmenté depuis le lancement du programme, en raison de la montée des prix du carburant).
• La compagnie First Air effectue la plupart des livraisons (Buffalo et Air Tindi se rendent dans les zones que First Air ne dessert pas).
  • Nous avons appris que Canadian North effectuait des livraisons au début du programme, mais la compagnie demandait des prix trop élevés (les prix de First Air étaient meilleurs).
  • À la suite d'une étude auprès du bénéficiaire, malgré le fait que les prix étaient négociés avec toutes les compagnies aériennes (First Air, Air Tindi, Buffalo, et Canadian North) pour les services fournis, aucun devis officiel n'a été reçu de la part de ces fournisseurs.
  • Nous avons examiné les prix du transport de marchandises des diverses compagnies aériennes à partir de Yellowknife, selon les renseignements mis à la disposition du public sur les sites Web des compagnies aériennes, lorsque ces renseignements étaient fournis, et avons comparé les prix du transport aux tarifs-marchandises que le bénéficiaire demandait aux clients de NNC. Nous avons constaté, selon les renseignements disponibles, que les frais de transport négociés par le bénéficiaire avec First Air sont inférieurs aux prix des autres compagnies aériennes pour lesquelles il a été possible d'obtenir ces données.
  • Sur les vols de passagers, les aliments sont livrés en tant que cargaison aux collectivités. La plupart des collectivités ne sont pas accessibles par voie routière durant presque toute l'année; même au moyen des routes d'hiver, la nature périssable des produits les rend difficiles à transporter (et rend difficile le maintien de leur qualité) avec un moyen autre que l'avion.
• Les prix fixés pour les consommateurs des collectivités correspondent aux prix fixés pour les particuliers qui achètent les produits directement au magasin.
  • Les prix des produits sont affichés en ligne et dans les circulaires.
  • Les gens des collectivités admissibles ont également le droit à des rabais et à toutes les offres spéciales de la circulaire ou du magasin; les coupons sont également valides.
• En ce qui concerne les franchises, les prix sont fixés au siège social (le personnel sur place ne peut pas modifier les prix des produits en magasin, et ne peut pas contrôler les marges de profit obtenues).
• Pour les gens des collectivités admissibles, les prix des produits correspondent aux prix en magasin, auxquels il faut ajouter les frais de transport et soustraire le montant de la contribution. La direction nous a appris que les propriétaires de la franchise ne fixent pas les prix en magasin. La franchise s'occupe de cet aspect.

5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques d’établissement de prix ou de facturation du bénéficiaire concernant la contribution, p. ex., marges réalisées sur les produits admissibles et les produits non admissibles

Remarques :

• Les circulaires sont envoyées par courriel, de façon périodique, aux clients des collectivités admissibles. Les prix se trouvent également sur le site Web de M&M.
• Le personnel du magasin traite la commande lorsqu'elle est reçue. Habituellement, les produits disponibles suffisent pour compléter la commande; selon la quantité de produits demandée, il est possible d'obtenir de la marchandise supplémentaire de l'entrepôt afin de compléter la commande.
• Les prix fixés dans les collectivités correspondent aux prix du magasin. De plus, les collectivités ont le droit à des rabais, des coupons, des offres spéciales, etc. qui se trouvent dans les circulaires (tout comme les clients qui se présentent en magasin).
• Les formulaires de commande comprennent les coûts habituels du transport pour la collectivité en question. Le client est également responsable de régler les frais de transport.
• Les clients doivent payer leur commande, ce qui comprend les frais de transport, avant de la soumettre. La plupart des paiements s'effectuent en ligne (par carte de crédit ou par transfert électronique de fonds).
• Pour chaque commande, on utilise un modèle de bilan afin de convertir les renseignements du formulaire de commande en renseignements qu'il est possible d'intégrer au modèle de NNC. Ce bilan divise les commandes en catégories principales (poulet, bœuf, repas préparés, etc.), calcule le poids total, puis calcule la contribution.
• La commande est traitée au moyen de la caisse, et des reçus sont produits (au lieu d'une facture). Le reçu affiche également le prix du transport et le montant de la contribution (niveau 1 et niveau 2) pour chaque commande.
• Le copropriétaire de la franchise examine ces documents à la fin de chaque mois, afin d'en assurer l'exactitude, puisque le personnel assume souvent la responsabilité de remplir les formulaires individuels de commande. Les erreurs constatées dans la soumission sont corrigées.
• La succursale vend et expédie des produits à des « clients non admissibles » (comme des entreprises minières et pétrolières); toutefois, la contribution n'est pas appliquée. Ces entreprises paient le plein tarif, et s'occupent souvent elles-mêmes du transport.
• Les biens admissibles se trouvent autant dans les formulaires de commande que dans les bilans (il existe une colonne dans laquelle est inscrit le niveau de contribution – soit 1, 2 ou « C » pour cargo [non admissible]), afin que les clients soient au courant, et que le calcul de la contribution soit effectué correctement.

M&M reçoit habituellement de nouveaux produits au printemps et à l'automne – grâce à sa bonne connaissance du programme, le marchand sait quels produits seront définitivement jugés non admissibles (comme les aliments enrobés de chapelure) – toutefois, si certains produits soulèvent des doutes, le copropriétaire communique avec les représentants de Crawford afin d'obtenir une évaluation de l'admissibilité (une « préautorisation »).

• Si un nouveau produit est jugé admissible, il sera intégré au bilan et au formulaire de commande en conséquence.
• Les formulaires de commande et les bilans (conçus par M&M) sont « restreints », ce qui signifie qu'il est impossible de modifier les formules de base (qui comprennent les taux).
• Nous avons étudié un échantillon de commandes passées durant la période de l'évaluation; nous n'avons trouvé aucune commande considérablement volumineuse qui pourrait laisser croire qu'il s'agit d'une commande en vrac pour des clients d'entreprise non admissibles.

5.1.3 Objectif 3 : Démontrer que le bénéficiaire se sert des prix en magasin pour calculer les marges de profit des produits. Aux fins de la présente analyse, le prix en magasin comprend le coût du produit + le coût du transport + les frais généraux.

Remarques :

• Les prix des produits sont établis au siège social (Les Aliments M&M – Succursale no 427 est simplement une succursale franchisée); le franchisé ne prend aucune décision quant aux prix fixés.
• Tous les biens sont achetés à l'entrepôt M&M, à Calgary (tous les produits sont marqués et doivent provenir du même endroit); il s'agit du coût que le franchisé de Yellowknife paie. La marge de profit correspond alors au prix de vente, moins les coûts (ce qui comprend le coût du transport). Le calcul du prix final de vente (et par conséquent, des profits) demandé au consommateur est effectué comme suit :
  • Le coût des biens (achetés du siège social) + le coût du transport + les frais de manutention – le montant de la contribution.
• Comme il est précisé à la section 5.1.1, les prix facturés aux clients du programme NNC sont les mêmes que ceux facturés aux clients en magasin.
  • Les prix des biens demeurent stables durant l'année – ils sont habituellement révisés tous les six mois. Parfois, le prix de certains biens peut être modifié en raison de conditions économiques précises ou de la disponibilité.
  • Dans d'autres cas, la taille des biens peut être modifiée (par exemple, le prix d'un sac de légumes surgelés peut demeurer stable durant une longue période, mais il est possible que le poids du sac soit modifié).
  • Les frais administratifs sont calculés automatiquement au moyen du logiciel de Crawford (le système Crawford Class Action Administration Database System, ou le « CAADS »), compte tenu des modalités et des conditions de l'entente de financement (des frais administratifs différents sont calculés selon la valeur monétaire de la demande mensuelle, conformément à l'entente).
• La seule différence entre les ventes aux clients en magasin et les ventes de produits expédiés par avion aux clients est que M&M ajoute des « frais de manutention », comme suit :
  • Commandes inférieures à 75 $ = 15 $ de frais de manutention
  • 76 $ à 150 $ = 20 $ de frais de manutention
  • Commandes supérieures à 150 $ = 25 $ de frais de manutention

Lorsque nous avons évalué les échantillons, nous avons constaté que ces frais de manutention sont appliqués à toutes les commandes qui sont expédiées par avion aux collectivités (qu'elles soient admissibles ou non à la contribution NNC); par conséquent, il ne s'agit pas de frais exclusifs au programme NNC.

5.1.4 Objectif 4 : Confirmation, par le bénéficiaire, que ses marges ont été analysées ou examinées et qu'il existe des preuves qu'elles ne viennent pas éroder la valeur de la contribution

Remarques :

• Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les procédés relatifs aux marges de profit.
• Le bénéficiaire a établi des processus et des procédés qui lui permettent de transmettre la contribution au consommateur.
• Dans l'échantillon de produits étudié, la contribution est appliquée intégralement aux frais de transport; ainsi, la contribution n'est pas diminuée.

5.2.1 Objectif 1 : S'assurer que le bénéficiaire a établi un processus pour déterminer le montant de la baisse de prix associée à la contribution

Remarques :

• Le bénéficiaire reçoit les commandes personnelles de la part de membres des collectivités admissibles. Les commandes sont habituellement passées en ligne (par courriel).
• Le bénéficiaire a normalisé les formulaires de commande et les formulaires de calcul des contributions qui servent à passer les commandes de NNC. La caisse enregistreuse du magasin était également programmée pour indiquer précisément les contributions de niveau 1 ou 2.
• L'admissibilité de chaque produit admissible pour NNC est indiquée directement dans le formulaire de commande, donc le client en est au courant lorsqu'il passe sa commande.
• Lorsque la commande est traitée, on fournit au client des copies du calcul de la contribution de NNC et un reçu de caisse qui indique le prix total, le transport, la contribution et les frais de manutention, et qui affiche clairement les taux utilisés pour le calcul de la contribution.
• Le bénéficiaire a également rédigé une lettre modèle qu'il présente à tous ses nouveaux clients, et qui confirme que le magasin est un fournisseur du Sud inscrit au programme NNC; la lettre fournit également un lien vers le site Web de Nutrition Nord, pour les clients qui souhaitent obtenir de plus amples renseignements.
• La lettre fournit également des détails au sujet du programme NNC, et explique comment le magasin administre le programme (détails au sujet des commandes, des paiements et du calcul de la contribution).
• De plus, le bénéficiaire distribue des circulaires du magasin aux collectivités admissibles desservies, et fournit des renseignements au sujet du programme NNC dans les médias sociaux (Facebook). Le bénéficiaire a également fait connaître sa participation au programme NNC au moyen des journaux locaux.
• Au début du programme NNC, AADNC a fourni au bénéficiaire une petite quantité de brochures d'information (environ 50).
• Toutes ces brochures étaient incluses dans les commandes des clients de NNC que le bénéficiaire a traitées. Aucun autre matériel de communication destiné aux clients n'a été élaboré par AADNC depuis.

5.2.2 Objectif 2 : Veiller à ce que les taux de contribution soient inclus dans les reçus de caisse, et que le magasin affiche les taux adéquatement.

Remarques :

• Le bénéficiaire a mis au point un formulaire de commande normalisé que les clients peuvent utiliser pour passer leurs commandes de produits alimentaires. Le formulaire comprend le nom de chaque produit, le poids, le prix habituel et le taux de contribution associé à chaque produit.
• Le niveau de contribution « 1 » est indiqué pour les produits admissibles au niveau 1 (plus élevé) de contribution, « 2 » pour les produits admissibles au niveau 2 (moindre) de contribution, et « C » pour les produits de cargaison (produits qui ne sont pas admissibles à une contribution). Cette légende est clairement indiquée sur le formulaire de commande.
• À partir du formulaire de commande, les données sont inscrites dans un formulaire bilan qui résume le poids des produits de niveau 1, de niveau 2 et de cargaison commandés.
• Le formulaire bilan indique aussi de façon claire le taux de contribution au niveau 1 et au niveau 2 pour la destination précise, ainsi que le tarif-marchandise.
• Le formulaire indique le poids total, les taux et le calcul de la contribution (il faut noter que le formulaire sert ultérieurement au bénéficiaire pour remplir la demande mensuelle présentée au titre du programme NNC); le client en reçoit une copie qui lui présente le bilan de la contribution et des frais de transport de la commande.
• Finalement, on fournit au client un reçu de caisse qui résume le prix total de sa commande. Le reçu résume aussi et indique de façon claire le coût total du transport, le total de la contribution de niveau 1 et le total de la contribution de niveau 2. Les montants du reçu correspondent au bilan (qui précède) afin d'assurer l'exactitude des calculs.
• Puisque la plupart des commandes sont passées en ligne, aucune affiche de magasin n'est visible; veuillez consulter la section 5.2.1 pour obtenir de plus amples renseignements.

5.2.3 Objective 3: Ensure that the Recipient has established an effective and cost-effective supply chain management

Remarques :

• Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus que le bénéficiaire a établis en ce qui concerne la gestion de sa chaîne d'approvisionnement.
• On a examiné en détail 20 commandes individuelles (de six demandes mensuelles) de la période de 30 mois sur laquelle portait notre examen de la conformité. Les 20 commandes ont été livrées par avion vers les collectivités admissibles, et aucune exception n'a été notée.
• Durant les entretiens menés avec le bénéficiaire, nous avons appris qu'il n'utilise aucune autre méthode pour livrer les produits aux collectivités admissibles (compte tenu de l'aspect périssable des produits, et du temps nécessaire pour les livrer par voie terrestre ou maritime, la voie aérienne est la méthode la plus efficace et la plus rentable).
• Les pratiques de facturation du bénéficiaire sont transparentes, et les montants de la contribution et du tarif-marchandise sont clairement indiqués dans de nombreux documents, à partir de la première étape de la commande, jusqu'au paiement final/traitement de la commande. Le calcul de la contribution effectué par le bénéficiaire est fourni directement au client, qui peut l'examiner et le vérifier si nécessaire. Le bénéficiaire a également fourni aux clients tout le matériel de communication qu'il a reçu d'AADNC.

5.3.1 Objectif 1 : Attester que seuls des produits admissibles sont demandés et déclarés

Remarques :

• Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus de détermination des produits admissibles et non admissibles.
• On a examiné en détail 20 commandes individuelles (de six demandes mensuelles) de la période de 30 mois sur laquelle portait notre examen de la conformité. Toutes les commandes comprenaient des produits admissibles, selon la liste détaillée des produits admissibles du Tableau 2 de l'Annexe B, dans le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada. Aucune exception n'a été notée.

5.3.2 Objectif 2 : Calculer le poids approprié des produits pour lesquels la valeur de la contribution est demandée

Remarques :

• Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus de détermination des produits admissibles et non admissibles.
• On a examiné en détail 20 commandes individuelles (de six demandes mensuelles) de la période de 30 mois sur laquelle portait notre examen de la conformité. Les produits de chacune des commandes se trouvaient au magasin. Ils ont été pesés de nouveau afin de vérifier si le poids indiqué dans les formulaires de commande et dans les rapports détaillés des aliments correspondait au poids réel des produits. Aucune exception n'a été notée.
• Dans certains cas, à la date du travail sur le terrain, des produits admissibles auparavant avaient été discontinués ou emballés différemment. Une évaluation du caractère raisonnable de ces produits a été effectuée; on a utilisé le poids de produits de remplacement et on a effectué des calculs proportionnels (si la quantité ou la taille des produits avaient changé depuis).

5.3.3 Objectif 3 : Veiller à l’exactitude et à la validité des demandes mensuelles et des rapports détaillés

Remarques :

• Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus de détermination des produits admissibles et non admissibles.
• On a examiné en détail 20 commandes individuelles (de six demandes mensuelles) de la période de 30 mois sur laquelle portait notre examen de la conformité. Toutes les commandes sélectionnées ont fait l'objet de nouveaux calculs afin de vérifier l'exactitude des demandes soumises, et ont été comparées au rapport détaillé de livraison des aliments et à la demande mensuelle. Aucune exception n'a été notée.
• On a comparé tous les produits demandés aux produits présents dans l'inventaire actuel du bénéficiaire ou dans les dossiers d'inventaire précédents (en ce qui concerne les produits discontinués) afin d'assurer la validité des produits demandés.

5.3.4 Objectif 4 : Démontrer que les mesures de contrôle mises en place permettent de trouver les erreurs et de les corriger en temps opportun

Remarques :

• À la fin du mois, le copropriétaire saisit les données des bilans dans le système CAADS, et soumet les demandes.
• Au cours du mois, on compare les factures aux feuilles de route des compagnies aériennes (nom du client, produits, poids livré, frais de transport perçus). On note tous les écarts. Si on constate qu'une erreur a été commise et que le client a trop payé, on accorde un crédit au client. Si en raison de l'erreur le client n'a pas suffisamment payé, le magasin assume la perte.
• Les feuilles de bilan, auxquelles ont été intégrées des formules, aident à assurer l'exactitude, puisque personne ne peut modifier les formules (de façon intentionnelle ou accidentelle).
• Le copropriétaire saisit la demande et examine les bilans afin de trouver des erreurs éventuelles dans les factures (il s'agit habituellement d'erreurs dans le formulaire de commande – une erreur de calcul ou une erreur humaine). Le bénéficiaire trouve une ou deux erreurs par mois; il n'existe aucun processus d'examen indépendant des demandes soumises à AADNC.
• Lorsque les demandes sont saisies, le copropriétaire veille également à ce que les taux de contribution du système CAADS correspondent aux taux intégrés dans les bilans.

5.3.5 Objectif 5 : Veiller à l'exactitude des rapports mensuels sur les prix des aliments (détaillants du Nord)

Remarques :

• Sans objet; le bénéficiaire n'est pas un détaillant du Nord.

5.4.1 Objectif 1 : Veiller à ce que les entreprises et organismes non admissibles ne reçoivent pas de contribution

Remarques :

• Le bénéficiaire ne tient aucun registre des clients; toutefois, dans les registres de vente de produits expédiés par voie aérienne, toutes les transactions sont catégorisées comme des commandes au titre du programme NNC ou non. Selon une étude auprès du bénéficiaire, ce dernier est au courant des types de clients non admissibles, et selon son expérience du domaine de la vente, il serait en mesure de reconnaître les achats volumineux qui peuvent suggérer l'intention de revendre, ou les commandes volumineuses d'entreprise. De plus, le bénéficiaire a confirmé qu'il n'accorde pas et ne demande pas la contribution pour les ventes en magasin (puisque l'endroit où se trouve le magasin à Yellowknife ne fait pas partie des collectivités admissibles).
• Le bénéficiaire a mentionné que les seules ventes pour lesquelles des contributions ont été appliquées et demandées pour des groupes étaient des ventes effectuées dans le cadre de programmes scolaires d'alimentation, ou dans le cadre de cours communautaires de cuisine; ces groupes ne font pas partie de la catégorie de clients réglementés et sont donc admissibles à la contribution.
• Durant notre examen d'un échantillon de demandes mensuelles, nous avons constaté que toutes les commandes provenaient de particuliers et étaient également livrées à des particuliers; aucun client non admissible n'a été constaté dans les demandes étudiées. Toutefois, le bénéficiaire n'avise pas ses clients qu'ils ne peuvent pas vendre ou expédier des produits admissibles à des organismes réglementés.
• Nous avons également examiné les documents du bénéficiaire et tenté d'y trouver des ventes non admissibles au programme NNC afin de déterminer si des contributions semblaient être accordées (qui peuvent se trouver dans les demandes mensuelles). Nous avons constaté que la plupart des ventes non admissibles à NNC étaient conclues avec des organismes gouvernementaux des territoires ou des municipalités, avec des clients qui se chargeaient eux-mêmes du transport (comme les employés des compagnies aériennes qui profitent du transport gratuit ou à prix réduit, ou les avions de la GRC qui livraient des produits dans diverses stations du Nord), ainsi qu'avec plusieurs clients d'entreprise. Parmi les commandes examinées, aucun des documents relatifs aux ventes non admissibles à NNC n'indiquait l'attribution d'une contribution qui peut laisser croire que le bénéficiaire demande des contributions pour des ventes non admissibles.

Recommandation : Bien que le bénéficiaire ne garde aucun répertoire de ses clients, nous n'avons constaté aucune situation, durant notre évaluation, qui puisse laisser croire que le bénéficiaire vend des produits faisant l'objet d'une contribution à des clients non admissibles; toutefois, nous recommandons que le bénéficiaire avise ses clients, par écrit, qu'ils ne peuvent pas vendre ou expédier des produits admissibles à une contribution à des organismes réglementés.

Recommandation : Nous n'avons constaté aucune erreur quant aux renseignements que le bénéficiaire communique à AADNC; toutefois, nous avons constaté un manque de séparation des tâches quant au processus d'établissement de rapports du bénéficiaire, car il ne s'effectue aucun examen indépendant des demandes avant qu'elles soient soumises à AADNC.

Le bénéficiaire doit veiller à ce qu'un examen indépendant soit effectué avant qu'il n'envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée.