Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Arctic Co-operatives Ltd.

Contexte

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) a choisi de soumettre Arctic Co operatives et une de ses coopératives indépendantes, Tudjaat Co operative Ltd. (ci‑après, Tudjaat), collectivement « le bénéficiaire », à une évaluation indépendante qui porte sur la période de financement du 1er avril 2014 au 31 décembre 2016.

RCAANC a confié à Ernst & Young s.r.l. la production d’un rapport d’examen indépendant de certains aspects de la gestion des fonds reçus par le bénéficiaire dans le cadre du programme. Plus précisément, cette mission visait à :

• effectuer une vérification de la demande de remboursement aux fins de la subvention, soit le type et la nature des frais admissibles du programme;
• revoir la conformité aux exigences en matière de visibilité du programme et la transparence du transfert de la subvention aux consommateurs, à la lumière des exigences de l’accord;
• faire des recommandations sur les procédures et systèmes de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire qui favorisent le respect des modalités de l’accord;
• faire des recommandations sur les processus de gestion liés aux pratiques de la chaîne d’approvisionnement; la transmission de la pleine valeur de la subvention et les pratiques connexes de marge bénéficiaire; les ventes aux clients non admissibles.

Le cabinet indépendant Ernst & Young s.r.l. a été investi de la mission et s’en est acquitté dans les bureaux du bénéficiaire.

Recommandations

Inspirés des procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., les recommandations suivantes ont été soumises au bénéficiaire pour examen :

• Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
• Mettre à jour le système de facturation afin de refléter correctement le taux de subvention sur les reçus de vente remis aux consommateurs.
• Fournir des affiches supplémentaires, des étiquettes ou tout autre matériel en magasin pour informer les consommateurs des articles subventionnés par RCAANC dans le cadre du programme.
• Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
• Signer un accord officiel, entre le siège social et les magasins, qui décrit explicitement les responsabilités de chaque partie à l’égard du programme NNC et qui s’harmonise aux modalités de l’accord conclu entre RCAANC et Arctic Co-operatives.
• Inscrire la date de péremption du produit alimentaire à côté de sa quantité au moment du dénombrement des marchandises en stock. Cette mesure permettrait au gérant du magasin de comparer le dénombrement des stocks actuel et précédent, et ainsi d’écouler correctement les aliments plus vieux au moment de la vente.

Statut

Le rapport final a été produit.