Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Arctic Fresh Inc.

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le " Programme ") et Arctic Fresh Inc. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir des informations sur :

• Le bénéficiaire transmet il la valeur totale de la contribution aux consommateurs:
• Si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices 2016/2017, 2017/2018 et 2018/2019 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire;
• Si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la subvention est transparente pour les consommateurs;
• Les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle ; et
• Le bénéficiaire a-t-il respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période vérifié par l'évaluation de la conformité va du 1er avril 2016 au 31 mars 2019. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en appliquant un jugement professionnel basé sur la fréquence des demandes et le nombre d'articles dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par le Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sur dossier. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base d'une communication électronique avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et ses processus liés à la demande de fonds à NNC, à l'exécution du programme et à la production de rapports. De plus, en raison de la restriction des déplacements, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite effectué des évaluations détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Le 21 août 2017, NNC a informé le bénéficiaire qu'il était en défaut en raison de la soumission tardive des rapports et qu'un plan d'action de gestion devait être fourni à NNC au plus tard le 15 septembre 2017 afin de remédier aux inefficacités dans le contrôle actuel des rapports et du traitement.

En outre, nous avons été informés que pour la période 2017/2018, le processeur de réclamations (RCGT) a indiqué à NNC que certaines des réclamations fournies par le bénéficiaire n'étaient pas conformes aux

Pour les périodes testées en 2016/2017 la facture fournie au client n'indiquait pas si la subvention avait réduit de manière appropriée le coût de la contribution pour le consommateur. Example, le montant total de la facture n'indiquait pas que le montant total de la facture moins la subvention était égal au coût total pour le client. Par conséquent , pour les montants réclamés de janvier 2016 à juillet 2017, nous ne sommes pas en mesure de fournir une assurance que la subvention a été transmise au client.

Sur la base des procédures effectuées et comme décrit plus en détail dans notre rapport, certaines erreurs ont été identifié pour la période de 2018/2019 et nous avons effectivement noté quelques améliorations.

Recommendations

Recommandation #1 : Le bénéficiaire doit revoir son processus/logiciel de facturation afin de s'assurer que la subvention à laquelle le client a droit lui est transmise.

Recommandation #2 : Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un deuxième examen du rapport d'expédition détaillé est effectué avant de soumettre sa demande de paiement.

Conclusions

Sur la base de l'échantillon testé, des discussions avec le bénéficiaire et des autres procédures effectuées, nous pouvons conclure ce qui suit :

• En raison du nombre élevé d'erreurs relevées par le responsable du traitement des demandes de remboursement nous concluons que les pratiques de gestion doivent encore être améliorées pour soutenir adéquatement l'exécution du programme;
• Pour les périodes testées en 2016/2017 les factures n'indiquaient pas la subvention que le client avait reçue. Par conséquent, pour les montants réclamés de janvier 2016 à juillet 2017, nous ne sommes pas en mesure de fournir une assurance que la subvention appropriée a été transmise au client;
• Le format de la facture a été corrigé à partir de décembre 2017. Par conséquent, sous réserve des limites de la réalisation d'un contrôle sur pièces, le bénéficiaire était désormais en conformité avec les exigences de visibilité détaillées;
• Le bénéficiaire transmettait la subvention qu'aux clients éligibles;
• Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables;
• La valeur de la subvention aux consommateurs n'est pas érodée par les pratiques de marge bénéficiaire ; et
• Nous avons deux recommandations visant à améliorer les systèmes, les processus et les pratiques de gestion du bénéficiaire afin de combler les lacunes constatées.

Nous sommes d'avis que nous ne pouvons fournir l'assurance que pour la période de janvier 2016 à juillet 2017 que les fonds versés au bénéficiaire ont été dépensés aux fins prévues.