Sommaire du rapport de conformité : Arctic Connection

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Spearhead a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de Arctic Connection (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :

• si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
• si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
• les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
• si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandations visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.

• Les montants versés au bénéficiaire sur trois exercices (2018/19 - 2020/21) ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux modalités de l'entente de contribution du bénéficiaire.
• Le bénéficiaire est conforme aux exigences de visibilité détaillées dans le manuel du programme du bénéficiaire.
• D'après les discussions avec le bénéficiaire, celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et à des établissements non admissibles et l'examen n'a révélé aucune vente à des entreprises non admissibles.
• Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables.
• Des erreurs de codage des produits ont été constatées au cours de la période couverte par l'évaluation de la conformité, sans incidence sur la contribution puisqu'ils étaient éligibles au même taux.
• Le bénéficiaire a mis en œuvre des ententes relatives à la chaîne d'approvisionnement qui appuient son modèle d'affaires et permettent de fixer des prix concurrentiels pour les biens vendus aux collectivités du Nord.
• Le bénéficiaire a tardé à soumettre des demandes de remboursement à NNC et, à cet égard, ne s'est pas conformé aux exigences des modalités des ententes de contributions en matière de rapports.
• Le bénéficiaire a transféré les fonds reçus de NNC aux clients conformément aux conditions financières de l'entente de contribution.
• Deux recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.