Sommaire du rapport de conformité : Arctic Co-opératives LTD
Pour l'entente de financement no 1718-HQ-000045 et l'entente no 2021-HQ-000026 entre Arctic Co-opératives LTD et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : Arctic Co-opératives LTD
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 53 357 097 $.
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de Arctic Co-Operatives Ltd (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons que nous avons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandations visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.
- En général, les montants versés au bénéficiaire sur trois exercices (2018/19 - 2020/21) ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux modalités de l'entente de contribution du bénéficiaire.
- Le bénéficiaire est conforme aux exigences de visibilité détaillées dans le manuel du programme du bénéficiaire.
- D'après les discussions avec le bénéficiaire, celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et à des établissements non admissibles et l'examen n'a révélé aucune vente à des entreprises non admissibles.
- Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables.
- Sous réserve des limites décrites dans la présente vérification, nous sommes d'avis que le bénéficiaire a transmis la contribution aux clients admissibles et que la valeur de la contribution n'est pas érodée par les pratiques de marge de profit du bénéficiaire.
- Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.
Le tableau ci-dessous résume les recommandations identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement
| Recommandation des vérificateurs pour Arctic Co-Operatives Ltd. | Plan d'action pour Arctic Co-Operatives Ltd. | Statue |
|---|---|---|
| Le bénéficiaire doit assurer que le poids total réclamé par facture du fournisseur concorde toujours avec le rapport d'expédition détaillé du ministère. | Après examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a initié un contrat avec une plate-forme EDI établie par un tiers et a formé une équipe de projet interne pour entamer le processus de transition vers l'échange de données informatisées. Ce projet en est encore à ses débuts, de sorte que les étapes exactes n'ont pas été formellement établies. Nous prévoyons que ce projet permettra d'utiliser les données réelles du fournisseur pour les poids et les articles expédiés, contrairement au processus actuel de calcul au prorata par article sur la base du poids total de la facture, et d'éliminer toute divergence entre les articles, ce qui garantit que le montant réclamé ne dépasse pas le montant légitimement autorisé dans le cadre du programme. | Complet |
| Le bénéficiaire doit mettre en place un processus pour s'assurer qu'un deuxième examen du rapport d'expédition détaillé est effectué avant de soumettre une demande de remboursement. | Après examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a initié un contrat avec une plate-forme EDI établie par un tiers et a formé une équipe de projet interne pour entamer le processus de transition vers l'échange de données informatisées. Ce projet en est encore à ses débuts, de sorte que les étapes exactes n'ont pas été formellement établies. Nous prévoyons que ce projet permettra d'utiliser les données réelles du fournisseur pour les poids et les articles expédiés, contrairement au processus actuel de calcul au prorata par article sur la base du poids total de la facture, et d'éliminer toute divergence entre les articles, ce qui garantit que le montant réclamé ne dépasse pas le montant légitimement autorisé dans le cadre du programme. | Complet |
| Le bénéficiaire doit assurer que toutes les demandes de remboursement sont soumises à la date fixée par le programme | Après examen de la lettre de gestion, Le bénéficiaire continuera de s'efforcer de réduire les temps de transport terrestre afin d'acheminer les produits dans les collectivités avec un minimum de retard et de réduire la détérioration en cours de transport. En regroupant les volumes avec d'autres coopératives de l'Ouest canadien, nous pouvons obtenir une échelle de prix et une étendue de l'assortiment qu'il serait impossible d'obtenir autrement. Le sous-produit de cette situation est que le distributeur de la coopérative de gros a une relation directe avec le fournisseur et qu'il y a des délais de facturation pour compenser leur processus de facturation central. Bien que le projet EDI puisse permettre d'améliorer les délais nécessaires pour rassembler les milliers de factures requises pour compléter une demande, il n'est pas certain, à ce stade, que des améliorations suffisantes puissent être apportées pour respecter les délais normaux déclarés du programme. de programme normaux. Au fur et à mesure que nous avançons dans le projet EDI, ACLD peut fournir au programme des mises à jour régulières de l'état d'avancement. |
Complet |
| Le bénéficiaire doit assurer qu'un processus de révision approprié des rapports mensuels sur l'alimentation est mis en place avant leur soumission à NNC. | Après examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a déployé des efforts considérables et est en contact régulier avec le programme pour obtenir le niveau requis d'intégrité des données afin de faire des rapports alimentaires mensuels un outil utile pour l'administration du programme. ACLD maintiendra un contact régulier avec le programme pour s'assurer que les personnalisations et les améliorations répondent à ses exigences. | Complet |