Sommaire du rapport de conformité : North West Company
Pour l'entente de financement no 1617-HQ-000005 et l'entente no 1920-HQ-000043 entre North West Company et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : North West Company
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 163,354,769$
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de North West Company (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.
- A l'exception des constatations mises en évidence à la section 5, les montants versés au bénéficiaire au cours des trois exercices (2018/19 - 2020/21) ont été réclamés de manière appropriée et conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire.
- Des mesures appropriées sont en place pour soutenir la visibilité et la transparence du programme et les montants présent dans le rapport détaillé sont exact.
- D'après les discussions avec le bénéficiaire, celui-ci est conscient des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements non éligibles.
- Le bénéficiaire a mis en œuvre des dispositions relatives à la chaîne d'approvisionnement qui permettent de fixer des prix concurrentiels pour les biens vendus aux collectivités du Nord.
- À l'exception de la limitation de l'audit , nous estimons que le bénéficiaire a répercuté la contribution sur les clients éligibles et que la valeur de la contribution n'est pas érodée par les pratiques du bénéficiaire en matière de marge bénéficiaire.
- Trois recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs pour North West Company | Plan d'action pour North West Company | Statue |
|---|---|---|
Le bénéficiaire doit s'assurer de revoir et de corriger sa liste "Données Sku avec codes NNC" afin de s'assurer que la liste comprenne:
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Après l'examen de la lettre de gestion, Le bénéficiaire indique que les lignes directrices actuelles de la NNC concernant les critères et la classification des aliments admissibles nécessitent une interprétation pour déterminer l'admissibilité d'un article spécifique et la classification appropriée en fonction des ingrédients du produit. À l'automne 2022, The North West Company (NWC) a rencontré NNC afin de procéder à un examen complet des critères d'admissibilité pour les codes identifiés comme inexacts ou inadmissibles par les responsables du traitement des réclamations. En décembre 2022, la NNC a publié une liste d'éligibilité mise à jour et la NWC a ensuite réalisé un examen complet de toutes les données Sku pour s'assurer que les articles sont correctement codés. | Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un processus d'examen approprié du rapport détaillé d'expédition est mis en place avant sa présentation pour paiement. | Après l'examen de la lettre de gestion, comme indiqué dans la réponse no 1, le bénéficiaire indique que dans le cadre des lignes directrices actuelles de NNC sur l'admissibilité et la classification des produits, une certaine interprétation basée sur les ingrédients du produit est nécessaire lorsqu'un nouvel article est configuré. D'après les travaux d'audit de NNC pour l'exercice clos le 31 mars 2022, 99,93 % des articles réclamés étaient éligibles et correctement classés. Pour renforcer encore les contrôles d'admissibilité et de classification des produits, la CNO a mis en place, en août 2022, des examens trimestriels de la classification des produits dans le cadre du processus d'établissement de la liste et de la configuration des nouveaux articles. | Complet |
| Le bénéficiaire doit veiller à ce qu'un processus d'examen approprié du rapport mensuel sur les denrées alimentaires soit mis en place avant qu'il ne soit soumis à la NNC. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire examine et renforce régulièrement les contrôles internes et les processus de rapport liés au programme NNC. À la demande de la NNC, NWC a amélioré en mai 2021 le rapport mensuel sur le prix des denrées alimentaires afin de résoudre les nombreux problèmes d'intégrité des données identifiés lors de l'audit précédent. | Complet |