Sommaire du rapport de conformité : Public Meat LTD

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Spearhead a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de Public Meats Ltd. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :

• si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
• si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
• les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
• si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.

• Le bénéficiaire n'a pas versé le montant total des contributions NNC aux clients et n'a donc pas respecté les conditions financières des ententes.
• Des mesures appropriées sont en place pour s'assurer que seules les communautés et les clients éligibles ont accès aux contributions.
• Le bénéficiaire n'a pas signé d'ententes avec les clients tiers confirmant les règles du programme qu'ils doivent respecter pour avoir accès aux contributions.
• Des mesures appropriées sont en place pour soutenir la visibilité et la transparence du programme.
• Des mesures supplémentaires dans le système de facturation sont nécessaires pour transférer le montant correct des contributions aux clients.
• Le processus de préparation des demandes de remboursement ne garantit pas l'exactitude et l'exhaustivité des demandes.
• Le bénéficiaire a réclamé en trop 204 $ de contributions à NNC et n'a pas transféré 254 $ de contributions aux clients.
• Le bénéficiaire a mis en œuvre des ententes relatives à la chaîne d'approvisionnement pour appuyer son modèle d'affaires et assurer des prix concurrentiels à ses clients du Nord.
• Les réclamations sont présentées conformément aux conditions des ententes.
• Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.