Sommaire du rapport de conformité : BBE Expediting Ltd.

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Spearhead Management Canada a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et BBE Expediting Ltd. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :

• si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
• si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
• les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
• si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Conclusion

Sur la base des travaux effectués au cours de l'évaluation de l'examen de la conformité sur l'échantillon de transactions sélectionnées et des discussions avec le bénéficiaire, nous concluons ce qui suit :

• Le bénéficiaire a présenté des demandes de remboursement contenant des erreurs et n'a pas transféré toutes les contributions aux clients, il n'a donc pas respecté les conditions financières des accords.
• Les réclamations adressées à NNC ne sont pas vérifiées avant d'être téléchargées sur le portail du responsable du traitement des réclamations.
• Le bénéficiaire a mis en œuvre un processus visant à garantir que les contributions sont transparentes et offertes uniquement aux communautés et aux clients admissibles.
• Le bénéficiaire a transféré l'intégralité des contributions aux clients au cours de la période couverte par l'examen de l'évaluation de la conformité.
• Le bénéficiaire a soumis une demande de remboursement après la date limite requise.
• Le bénéficiaire n'a pas respecté toutes les conditions non financières du programme en omettant de signer un accord avec les détaillants tiers.
• Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire, afin de remédier aux insuffisances constatées.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.