Sommaire du rapport de conformité : FoodShare Toronto
Pour l'entente de financement no 1819-HQ-000032 entre FoodShare Toronto et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : FoodShare Toronto
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 46 069 $.
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Spearhead Management Canada a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et FoodShare Toronto (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Sur la base des travaux effectués au cours de l'évaluation de l'examen de la conformité sur l'échantillon de transactions sélectionnées et des discussions avec le bénéficiaire, nous concluons ce qui suit :
- Le bénéficiaire a mis en place un processus pour s'assurer que les contributions sont transparentes et offertes uniquement aux communautés et aux clients admissibles;
- Les réclamations adressées à NNC ne sont pas vérifiées avant d'être téléchargées sur le portail du responsable du traitement des réclamations;
- Des mesures appropriées sont en place pour soutenir la visibilité et la transparence du Programme lorsqu'on traite avec les clients. Par contre Le bénéficiaire n'a pas respecté toutes les conditions non financières du programme en ne signant pas d'accord avec les détaillants tiers;
- Des mesures appropriées sont en place pour garantir que le montant total des contributions est transféré aux clients;
- Le bénéficiaire a soumis une demande après la date limite requise;
- Le bénéficiaire a soumis des demandes de remboursement comportant des erreurs et, par conséquent, n'a pas pleinement respecté les modalités des ententes de contribution;
- Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs pour Foodshare Toronto | Plan d'action pour Foodshare Toronto | Statue |
|---|---|---|
| Signer un accord avec Fort Albany Coop, un détaillant tiers, l'informant des conditions du programme en ce qui concerne la visibilité et la transparence des subventions accordées. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a signé un accord avec la coopérative de Fort Albany l'informant des conditions du programme. | Complet |
| Veiller à ce que des copies des demandes de remboursement mensuelles soient conservées à des fins de référence pendant une période de sept ans, comme l'exigent les conditions des accords de contribution. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a créé un système de suivi pour conserver dans ses dossiers des copies de toutes les demandes de remboursement soumises par l'intermédiaire du portail NNC. FoodShare s'est engagé à conserver des copies de toutes les demandes pendant sept ans, comme indiqué dans les conditions générales de l'accord de contribution. Le système de suivi comprend les informations suivantes : la date à laquelle la commande a été passée, la date à laquelle les lettres de voiture ont été fournies à FoodShare, la date à laquelle la facture a été générée par FoodShare, le numéro de la facture, les dates de révision, le lien où les demandes sont sauvegardées et la date à laquelle la demande a été soumise. | Complet |
| Mettre en œuvre un deuxième processus d'examen des demandes de remboursement afin d'en améliorer l'exactitude et l'exhaustivité avant de les soumettre à NNC. | Après l'examen de la lettre de gestion, le processus de deuxième examen du bénéficiaire prévoit que le coordinateur principal du Good Food Market est responsable de toutes les actions liées à la préparation et à l'examen des demandes NNC. Le gestionnaire de soutien à l'action communautaire (CASP) est chargé d'effectuer le deuxième examen de la demande NNC avant sa soumission, dans le but de minimiser les erreurs dans la demande. Si le responsable du CASP n'est pas en mesure d'effectuer le deuxième examen, le directeur de la défense des intérêts et des programmes sera chargé d'effectuer le deuxième examen de la demande NNC avant sa soumission. | Complet |
| Présenter les demandes de remboursement mensuelles dans les délais requis, conformément aux conditions des ententes de contribution. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire veillera à ce que les demandes de remboursement de NNC soient soumises dans les délais prescris. Le processus interne de FoodShare prévoit que : dès qu'une commande a été passée par la Fort Albany Co-op via le système de commande en ligne de FoodShare, l'équipe de l'entreprise sociale en informe le coordinateur principal du Good Food Market. L'équipe de l'entreprise sociale informera le coordinateur principal du Good Food Market. Le coordinateur principal du GFM documentera la date limite dans le document. En outre, le coordinateur principal du GFM enverra un rappel de calendrier au responsable du PCSA pour réserver le temps nécessaire à l'examen de la demande de NNC. | Complet |