Sommaire du rapport de conformité : Distribution Côte-Nord Inc

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA / Consultation Inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l’entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Distribution Côte-Nord Inc. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L’objectif de l’évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l’information sur :

• si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• si les montants versés au bénéficiaire au cours de l'exercice financier 2020-2021 jusqu'à 2022-2023 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
• si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
• les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
• si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2020 au 31 mars 2023. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

Aucune visite sur place n'a été effectuée. Par conséquent, nos entrevues ont été réalisées sur la base de communications électroniques et téléphoniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter leurs principales activités de contrôle, leurs procédures et processus liés à la demande de fonds à NNC, à l'exécution du programme et à l'établissement de rapports. De plus, en raison du processus d’audit de bureau, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.

Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports.

Sur la base des procédures effectuées et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas trouvé de déviations significatives dans les échantillons que nous avons sélectionnés; cependant, nous avons identifié des améliorations sous forme de recommandations pour améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le Programme.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2020-2021 à 2022-2023 signés avec le ministère.

• À l’exception des erreurs relevés à la section 5.1.1, les montants versés au bénéficiaire au cours de trois années fiscales (2020/21 à 2022/23) ont fait l'objet d'une réclamation appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire, et l'échantillon n'a révélé aucun trop-perçu. De plus, nous sommes d’avis que la contribution dont le remboursement est demandé est liée au type et à la nature des coûts éligibles exigés par le programme NNC.
• Nous avons noté que le programme n’était pas visible durant notre période de vérification pour les raisons suivantes :
  • Aucune information sur la facture du client que certains produits sont subventionnés par NNC; et
  • Le bénéficiaire fait affaire avec des détaillants tiers mais aucun contrat n’a été signé avec ces derniers durant la période de vérification. Cependant, des contrats ont été signés entre le bénéficiaire et les détaillants tiers en janvier 2025.
• Nos discussions avec le bénéficiaire ont démontré que celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements inadmissibles et notre examen n'a trouvé aucune vente à des entreprises et établissements inadmissibles.
• Notre revue a démontré que le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d’approvisionnement les plus efficaces et rentables. De plus, pour les mois d’avril 2020, janvier à mars 2021, avril 2021, février et mars 2022, avril 2022, février 2023 et mars 2023, la contribution de NNC a été entièrement remise à la Société des Transports du Québec afin de défrayer les frais de transport durant cette période. Notre revue des coûts de transports de la STQ versus la contribution reçue de NNC a révélé que pour la période vérifiée les frais encourus pour le transport ont été supérieurs au montant de la contribution totale du ministère.
• Notre revue a démontré que la banque de donnée utilisée par le bénéficiaire était adéquate.
• Sur la base de notre examen et de nos discussions avec le bénéficiaire, nous pouvons conclure que la contribution n’est pas érodée par les prix fixés pour les clients du bénéficiaire.
  Détaillants tiers :
  Notre revue a démontré que pour la période vérifiée, le bénéficiaire faisait affaire avec plusieurs tiers tel que Accomodation Malouin, B&B Variety, Coopérative de consommation de l’Ile d’Anticosti, Dépanneur Bellecourt, Épicerie Emmaly, Green Repair, Les Viandes Kennedy, Magasin du Portage, Magasin LM, North West Company Ltd, Quincaillerie Kamatshenan, R&M Detail, Realm et Seaside Supplies. Il nous a indiqué qu’il n’avait signé aucun contrat avec les détaillants tiers pour la période de notre vérification et qu’il n’était pas au courant de cette exigence. Cependant, des contrats ont été signés avec les détaillants tires ci-haut en janvier 2025.
• Cinq recommandations ont été identifiées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de remédier aux lacunes relevées.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.