Sommaire du rapport de conformité : Arctic Fresh Inc.
Pour l'entente de financement no 2021-HQ-000029 et l'entente de financement 2122-HQ-000049 entre Arctic Fresh Inc. et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : Arctic Fresh Inc.
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l’audit : Du 1er avril 2020 au 31 mars 2023
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 1 924 399 $
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA / Consultation Inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l’entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Arctic Fresh Inc. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L’objectif de l’évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l’information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours de l'exercice financier 2020-2021 jusqu'à 2022-2023 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2020 au 31 mars 2023. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
Aucune visite sur place n'a été effectuée. Par conséquent, nos entrevues ont été réalisées sur la base de communications électroniques et téléphoniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter leurs principales activités de contrôle, leurs procédures et processus liés à la demande de fonds à NNC, à l'exécution du programme et à l'établissement de rapports. De plus, en raison du processus d’audit de bureau, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.
Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports.
Sur la base des procédures effectuées et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas trouvé de déviations significatives dans les échantillons que nous avons sélectionnés; cependant, nous avons identifié des améliorations sous forme de recommandations pour améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le Programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2020-2021 à 2022-2023 signés avec le ministère. Toutefois, les constatations et recommandations formulées à la section 1.2 ont été identifiées et doivent être lues conjointement avec les présentes conclusions.
- À l'exception des erreurs relevés à la section 5.1(2), les montants versés au bénéficiaire au cours de trois années fiscales (2020/21 à 2022/23) ont fait l'objet d'une réclamation appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire, et l'échantillon n'a révélé aucun trop-perçu. De plus, nous sommes d'avis que la contribution dont le remboursement est demandé est liée au type et à la nature des coûts éligibles exigés par le programme NNC.
- D'après notre examen, la facture de vente du bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de prix associée à la subvention. Cependant, le programme NNC n'est pas visible sur le site Web du bénéficiaire, comme l'exige la section 4.1 (Visibilité du programme) du Manuel du bénéficiaire du programme national. En outre, en ce qui concerne l'objectif n° 2a, le bénéficiaire et le détaillant tiers ont conclu un accord le 1er avril 2023, qui définit les obligations et les responsabilités des deux parties.
- Nos discussions avec le bénéficiaire ont démontré que celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements inadmissibles et notre examen n'a trouvé aucune vente à des entreprises et établissements inadmissibles.
- Le bénéficiaire utilise les solutions et les itinéraires les plus efficaces et les plus rentables en matière de chaîne d'approvisionnement.
- La base de données du bénéficiaire doit être révisée afin de refléter avec exactitude les codes de produit NNC et le montant exact de la contribution.
- À notre avis, le bénéficiaire a répercuté la contribution sur les clients admissibles et la valeur de la contribution n'est pas érodée par les pratiques du bénéficiaire en matière de marge bénéficiaire.
- Six recommandations ont été identifiées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de remédier aux lacunes relevées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs Arctic Fresh Inc. | Plan d’action pour Arctic Fresh Inc. | Statue |
|---|---|---|
| Le bénéficiaire doit mettre en place un processus de rapprochement entre les factures de vente et les montants réclamés afin de s'assurer que les demandes de remboursement sont exactes et que les contributions sont intégralement et correctement transférées aux clients, conformément aux exigences du programme. | Après la revue de la lettre de conformité, le bénéficiaire a opté pour un rapport direct via Shopify, et ont constaté une meilleure harmonisation entre les données de vente, les données d'expédition et les enregistrements des produits éligibles à une contribution. | Complet |
| Le bénéficiaire doit mettre en œuvre des mesures renforcées pour conserver les pièces justificatives pendant la période requise de sept ans, afin de garantir la traçabilité et le respect des conditions de l'accord. | Après la revue de la lettre de conformité, le bénéficiaire confirme que les systèmes existants, y compris Shopify et les plateformes de stockage en nuage, prennent déjà en charge la conservation à long terme ou indéfinie, garantissant ainsi la conformité avec les exigences du NNC. Tous les documents liés au NNC continueront d'être stockés dans des environnements cloud sécurisés qui conservent indéfiniment les informations historiques. Les politiques internes ont été mises à jour afin d'intégrer l'exigence explicite de conservation pendant sept ans. Des sauvegardes redondantes sont conservées afin de protéger les données historiques. Des contrôles annuels d'accessibilité et d'exhaustivité permettront de confirmer la conformité continue. | Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer que le poids indiqué sur la facture de vente correspond à celui indiqué sur le bordereau d'expédition afin de garantir que les montants réclamés sont corrects et que les contributions sont correctement répercutées sur les clients. | Après la revue de la lettre de conformité, le bénéficiaire a mis en place de nouveaux rapports dans le système, qui génère des données de vente basées sur les lettres de transport confirmant le poids, la quantité et l'éligibilité des articles avant la soumission des demandes de remboursement. En outre, une vérification manuelle est effectuée à chaque cycle afin de s'assurer que la subvention est bien répercutée, et des audits trimestriels sont réalisés pour vérifier la stabilité et la formation du personnel/la validation interne. Le destinataire améliore ses procédures de vérification du poids afin de les aligner sur le cadre de rapprochement amélioré de la recommandation 1. Le flux de travail mis à jour comprend : Préparation des expéditions : les employés ont accès aux informations sur le poids au moment où les articles sont emballés et sont tenus de signaler tout écart entre les poids physiques et les données du système. Après l'expédition, les poids indiqués sur les bordereaux d'expédition sont comparés aux données de vente générées par Shopify dans le cadre du processus de préparation des demandes de remboursement. Les écarts sont consignés, examinés et traités avant la soumission. Une vérification croisée par notre équipe est incluse dans la liste de contrôle de rapprochement. Un audit de l'exactitude du poids sera effectué chaque mois pendant la transition, puis chaque trimestre par la suite, afin de suivre les tendances et de garantir une conformité continue. |
Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer que le détaillant tiers comprend parfaitement ses engagements contractuels et respecte toutes les conditions convenues. | Après avoir examiné la lettre de conformité, le bénéficiaire procédera à des examens annuels structurés avec le détaillant tiers afin de garantir l'application précise et cohérente des obligations du programme NNC. Des documents d'orientation mis à jour, des résumés écrits des responsabilités et une communication cohérente viendront appuyer cette surveillance. Le bénéficiaire complètera des vérifications trimestrielles du détaillant, affirmant le respect de toutes les exigences du programme NNC. Des Soumission périodique d'échantillons de dossiers afin de vérifier l'application correcte des subventions, le traitement des prix et le codage d'éligibilité sera effectué. | Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer que le programme NNC est visible sur son site Web (articfresh.ca), ses réseaux sociaux et les autres plateformes médiatiques utilisées pour promouvoir les produits alimentaires admissibles au programme NNC. | Après la revue de la lettre de conformité, le bénéficiaire améliorera la visibilité et la transparence du programme NNC sur son site ArcticFresh.ca, leurs principale plateforme d'épicerie en ligne. Les améliorations comprendront : La création d'une page d'information dédiée a NNC, qui comprendra une section FAQ sur le programme et des exemples de reçus montrant comment les contributions apparaissent aux clients. L'étiquetage clair des articles éligibles au programme NNC dans la boutique en ligne et la réalisation d'un examen annuel de la visibilité afin de garantir que les informations restent exactes et conformes. |
Complet |
| Le bénéficiaire doit procéder à une vérification générale de sa base de données afin de s'assurer que les produits sont correctement codés avec les codes NNC appropriés. | Après la revue de la lettre de conformité, le bénéficiaire va procéder à un examen complet de toutes les listes de produits afin de s'assurer que chaque article se voit attribuer le bon code produit NNC. Une liste de contrôle obligatoire sera utilisée pour le codage des produits lors de la création de tout nouvel article, afin de garantir que les articles sont entrés dans le système avec la catégorisation NNC. Afin de maintenir l'exactitude au fil du temps, le bénéficiaire procédera également à un audit semestriel du codage des produits. | Complet |